08 Mar 2016
Accounting.

วางแผนการใช้จ่าย

การจัดการด้านการเงินของโรงแรมที่พักขนาดเล็ก ไม่ว่าจะกี่ห้อง 4 ห้อง 15 ห้อง 35 ห้อง เป็นสิ่งจำเป็น อย่าไปคิดว่าโรงแรมที่พักขนาดเล็กไม่มีความจำเป็นต้องจัดทำงบประมาณ วางแผนค่าใช้จ่าย  ต้องแยกประเด็นให้ถูกเวลาเราพูดถึงจัดทำงบประมาณ  อย่าไปกังวลกับรูปแบบว่าจะต้องมีรูปแบบตารางเหมือนเช่นกับโรงแรมขนาดใหญ่  เจ้าของกิจการหลายท่านมักมีข้อกังวลตรงนี้ เพราะเวลาเข้าร่วมสัมนาหรือไปฟังบรรดาผู้รู้ทั้งหลายอธิบาย แล้วนำตัวอย่างตาราง หรือรายงานของโรงแรมขนาดใหญ่มาแสดงให้ดู  ก็เลยถอดใจตั้งแต่ยังไม่เริ่มต้น   เปลี่ยนความคิดใหม่ และเริ่มจากในสิ่งที่เราทำได้ในแบบของเรา แล้วค่อยๆพัฒนาให้มีความละเอียดมากขึ้น


การนั่งดูแต่รายรับหรือขาเข้าที่เข้ามาในแต่ละวัน โดยที่ไม่เคยมีการจัดระเบียบทั้งฝั่งค่าใช้จ่าย หรือขาออก เมื่อกิจการเติบโตมากขึ้น ความสลับซับซ้อน หรือจำนวนรายการก็จะมากขึ้น แต่ถ้าเราจัดหมวดหมู่รายการให้เป็นกลุ่มเป็นประเภทให้ชัดเจน เพื่อที่เราจะได้รู้สถานะของเรา จะทำให้เราสามารถบริหารจัดการ และรู้ได้ว่า ตรงไหนเราจะสามารถปรับ ตัด ลดได้โดยไม่กระทบกับส่วนอื่นๆของโรงแรม

อาจจะเริ่มจากง่ายๆโดย
1) แบ่งตามความถี่ในการใช้จ่ายก็ได้ เช่น รายจ่ายอะไรบ้างที่ต้องมีจ่ายแบบรายวัน  รายสัปดาห์ รายเดือน รายไตรมาส และรายปี  ลองรวบรวมรายการออกมา
2) ดูรายละเอียดของแต่ละรายการในแต่ละหมวดหมู่ ว่ามีรายการอะไรที่จะจัดกลุ่มจัดประเภทในกลุ่มเดียวกันได้  เช่น ของสด อาหารแห้ง เครื่องกระป๋อง ส่วนหนึ่ง  ตะปู หลอดไฟ ไขควง ค้อน เครื่องสูบน้ำ สายยางรดน้ำต้นไม้ อีกกลุ่ม  กระดาษ A4 หมึกพิมพ์  ที่หนีบกระดาษ ซองจดหมาย  อีกกลุ่มหนึ่ง เป็นต้น
3) อาจจะแยกตามหมวดหมู่ของแผนกการทำงานต่างๆ ก็ได้เช่น แผนกแม่บ้าน แผนกช่าง ส่วนสำนักงาน
4) จัดบันทึกรายการสินค้าคงคลัง หรือของที่มีอยู่ในสต๊อกของแต่ละแผนก ว่าของแต่ละรายการมีอยู่มากน้อยเท่าไหร่  ทั้งนี้เพื่อที่เวลาต้องการจะซื้อ จะได้มาตรวจสอบก่อนว่าเรายังมีของที่ใช้งานในคงเหลืออยู่เท่าไหร่ และจะเพียงพอสำหรับการใช้งานอีกกี่วัน  บางทีอาจช่วยยืดระยะเวลาในการสั่งซื้อออกไปได้

การที่เราแยกตามความถี่ในการใช้จ่าย และแบ่งเป็นหมวดหมู่ เราจะเห็นความจำเป็นในการใช้จ่ายของแต่ละอย่าง ให้สัมพันธ์กับทางด้านรายได้ที่เข้ามา  เช่น เมื่อโรงแรมมีจำนวนลูกค้าเข้าพักมาก หรือมีอัตราการการเข้าพัก (Occupancy Rate)สูง แน่นอนว่าค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าเครื่องใช้ในห้องพัก ก็จะมีรายการใช้งานเพิ่มขึ้นในเดือนนั้นๆ   หรือในกรณีที่มีลูกค้าใช้บริการห้องอาหารปริมาณมาก  ต้องสั่งน้ำอัดลมจำนวนหลายลังเข้ามาสำรอง  ถ้าเราไม่มีการบันทึกของที่ยังคงค้าง และยอดการขายที่ขายออกไป การสั่งสินค้าเข้ามาใหม่ ก็จะขึ้นกับความต้องการเฉพาะหน้าเป็นหลัก

การที่คุณเป็นโรงแรมที่พักขนาดเล็ก และไม่ได้อยู่ในทำเลที่ตั้งที่ห่างไกลจากร้านค้า ไม่มีความจำเป็นที่จะต้องกักตุนสินค้า ข้าวของเครื่องใช้ต่างๆไว้เป็นจำนวนมาก ถ้าไม่ได้อยู่ในภาวะขาดแคลนหรือบ้านเมืองเกิดกรณีคับขัน  ดังนั้นบางครั้งเวลาพนักงานร้องขอสินค้าในจำนวนมากเกินไป เป็นหน้าที่ของคุณที่จะพิจารณาในเรื่องความเหมาะสม ซึ่งคุณควรจะรู้วงจรหรือรอบของการใช้สินค้าและสิ่งของภายในโรงแรมเป็นอย่างดี   หลายโรงแรมบางครั้งมีรายการสินค้าในส่วนห้องอาหารที่สั่งมาคราวละมากๆ จนสินค้านั้นหมดอายุ เพราะกะประมาณจำนวนที่ต้องการใช้ไม่สัมพันธ์กับจำนวนที่คาดว่าจะขายได้ หรือที่จะใช้  เช่น พวกเครื่องกระป๋อง หรือเครื่องเทศจากต่างประเทศ ที่นานๆอาจจะใช้เพราะร้านอาหารของโรงแรมคุณขายอาหารไทยเป็นหลัก ไม่ใช่อาหารฝรั่ง  ดังนั้นในกรณีที่คุณไม่รู้ หรือไม่แน่ใจในข้อมูลอาจสุ่มสอบถามจากพนักงานที่ใช้งานก็ได้ ว่าหนึ่งขวด หรือหนึ่งกระป๋อง สามารถใช้งานได้กี่ครั้ง ใช้ไม่หมดแล้วเก็บอย่างไร ที่จะไม่เสีย เป็นต้น

การบริหารการสั่งสินค้า และสินค้าคงเหลือในสต๊อก สามารถช่วยคุณประหยัดได้ หากมีการจัดการให้เหมาะสมกับยอดการขาย หรือปริมาณการใช้ในแต่ละเดือน  แต่คุณจะไม่สามารถบริหารจัดการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้เลย หากคุณไม่เริ่มจดบันทึกอย่างเป็นระบบ  ย้ำ จดบันทึกอย่างเป็นระบบ อย่าไปกังวลกับรูปแบบว่าต้องสวยงาม  แต่ต้องหัดใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์ เมื่อมีเครื่องคอมพิวเตอร์ช่วยการทำงานแล้ว ก็ควรเริ่มหัดใช้งานให้คล่อง แล้วเทคโนโลยีจะช่วยการทำงานของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

อยู่ให้รอด ต้องเริ่มจัดระบบ

ying

Write a Reply or Comment